Hier haben wir Fragen zusammengestellt, die bei der Benutzung von CKalender öfters aufgetreten sind:
- Einrichtung / Verlängerung:
- Kosten:
- Nutzungseinstellungen:
- Systemvoraussetzungen / Kompatibilität:
- Datenhaltung:
- Zugriffsrechte / Terminbearbeitung:
Wenn Sie weitere Fragen haben, deren Antwort Sie hier noch nicht finden, senden Sie Ihre Frage bitte mit Nennung Ihrers Organisations-Namens oder Ihrer Organisations-ID an info@ckalender.de.
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Wie funktioniert die Ersteinrichtung?
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Für die Ersteinrichtung von CKalender für Ihre Organisation gehen Sie bitte wie folgt vor:
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Melden Sie Ihre Organisation einmalig unter Einrichtung für die Nutzung von CKalender an.
Es wird ein exklusiver CKalender-Bereich ausschließlich für Ihre Organisation eingerichtet.
Dazu bekommen Sie unmittelbar Ihre Anmeldedaten (Anmeldename und Passwort) an Ihre E-Mail-Adresse gesandt.
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Mit diesen Anmeldedaten können Sie sich dann in Ihren Organisationsbereich des CKalenders einloggen. Hier können Sie CKalender Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Das sind zu Beginn insbesondere
- die Einrichtung von bis zu 300 Benutzeraccounts für jeden Benutzer Ihrer Organisation
- die Einrichtung von individuellen Termin-/Benutzergruppen Ihrer Organisation
Damit ist die Einrichtungsarbeit abgeschlossen.
Daraufhin kann sich jeder von Ihnen angelegte Benutzer mit seinem eigenen (von Ihnen eingerichteten) Account im Nutzungsbereich des CKalenders einloggen und mit dem CKalender arbeiten.
Wichtige Hinweise:
- Eine Organisation muss nur einmalig eingerichtet werden.
Weitere (Benutzer-)Accounts für bis zu 300 weitere Benutzer können Sie (als Administrator) dann jederzeit nachträglich zufügen - ohne Mehrkosten!
- Mit der einmaligen Einrichtung einer Organisation bekommen Sie (als Administrator) Ihren ersten Account automatisch mit Administrationsrechten angelegt.
>> Zur Anleitung "Ersteinrichtung"
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Wie wird der Nutzungszeitraum verlängert?
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Den Nutzungszeitraum verlängern kann jeder Kalender-Benutzer mit Administrationsrechten.
Zum Verlängern loggt sich der Administrator wie gewohnt mit seinen Zugangsdaten in den Kalender ein. Unter dem Menüpunkt "Konfiguration/Verlängerung" kann er den Vorauszahlungszeitraum verlängern. - Dies funktioniert auch bei einem bereits abgelaufenen Vorauszahlungszeitraum.
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Ab wann entstehen Kosten?
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Die Einrichtung des Testaccounts ist unverbindlich und kostenlos!
Der Dienst wird automatisch nach Ablauf der ersten 50 Tage deaktiviert. Sie können dann jederzeit im Administrationsbereich mit Ihrem Administrationsaccount eine Vorauszahlung vornehmen, um den Dienst für die weitere Nutzung zu aktivieren. (Die Preise finden Sie hier.)
Es entstehen also keine Kosten, ohne dass sie die Bezahlung nach Ablauf des Testzeitraumes ausdrücklich selbst vornehmen.
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Kosten mehr Benutzer mehr?
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Sie zahlen CKalender pro Organisation. Innerhalb ihres Organisations-Accounts können Sie bis zu 300 Benutzer einrichten. Es entstehen dadurch keine weiteren Kosten!
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Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?
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CKalender kann jeweils für 6, 12 oder 18 Monate im Vorraus bezahlt werden.
Die Bezahlung/Verlängerung kann im Kalender von jedem Admin-Account aus unter dem Menüpunkt "Konfiguration/Verlängerung" vorgenommen werden.
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Wann und wie muss ich CKalender kündigen?
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Im Normalfall gibt es bei CKalender keine Kündigungsfristen, die Sie einhalten müssen!
Sie bezahlen hier lediglich für ihren gewünschten Vorauszahlungszeitraum von 6, 12 oder 18 Monaten.
Vor Ablauf dieses einmalig bezahlten Zeitraumes erhält der eingetragene Organisations-Administrator automatische eine Mail-Benachrichtigung. Dann kann erneut eine Vorauszahlung für einen weiteren Zeitraum gemacht werden. - Falls nicht, läuft ihr Account automatisch ab - es besteht für Sie keinerlei weiterer Handlungsbedarf!
Ausnahme: Es ist alternativ auch möglich für CKalender eine Dauerbuchung mit Einzugsermächtigung (s. unter Admin-Menüpunkt "Konfiguration/Verlängerung") zu erhalten.
Hier verlängert sich ihr Abo dann mit automatischem Bankeinzug jeweils um ein weiteres Jahr, bis Sie diesen schriftlich mit einer Frist von 4 Wochen vor Ablauf der aktuellen Vorauszahlungsperiode kündigen.
(Ihre Daten bleiben nach Ablauf weitere 150 Tage im System erhalten, bevor Sie gelöscht werden. So lange können Sie eine erneute Freischaltung auch nach Ablauf veranlassen.)
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Welche Account-Arten gibt es?
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CKalender kann von beliebigen Organisationen zur gemeinsamen Terminverwaltung genutzt werden.
Innerhalb einer Organisation (Organisations-Account) können für bis zu 300 Nutzer Accounts (Zugangsberechtigungen) angelegt werden.
Dabei unterscheidet CKalender zwischen drei verschiedenen Account-Arten:
1.) Admin-Account (Administrationsaccount)
2.) User-Account (normaler Benutzeraccount)
3.) Gast-Account (stark eingeschränkte Rechte)
Pro Organisation wird bei der Ersteinrichtung automatisch ein Admin-Account angelegt und das Zugangspasswort an die eingegebene E-Mail-Adresse versandt. Von dort aus können dann alle weiteren Einstellungen vorgenommen und Accounts angelegt werden.
Admin-Account:
Ein Nutzer mit Administrations-Account verfügt über uneingeschränkte Rechte im CKalender für seine Organisation. Mit dem Admin-Account können - im Gegensatz zum User- oder Gast-Account - folgende administrative Dinge erledigt werden:
- Ändern der Organisations-Einstellungen
- Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Benutzergruppen
- Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von weiteren Accounts
- Ändern aller Abo- und Berechtigungseinstellungen
- Gesammelter Datenimport per CSV-Datei (sofern aktiviert)
- Einbinden von Zusatzmodulen
- Vornehmen von Verlängerungen (Vorauszahlungen)
Ausserdem verfügt der Admin-Account über alle Funktionen, die auch der normale User-Account hat.
User-Account:
Mit dem normalen Nutzer-Account (User-Account) kann sich ein Benutzer im CKalender anmelden und alle Termine einsehen, für dessen Benutzergruppen er Leserechte besitzt sowie alle Termine bearbeiten, für dessen Benutzergruppen er Schreibrechte besitzt. Ausserdem kann er sich sämtliche Benutzergruppen per Mail-Abo sofort / täglich / wöchentlich oder monatlich zusenden lassen, für dessen Benutzergruppen er Leserechte besitzt.
Gast-Account:
Der Gast-Account hat nur sehr eingeschränkte Rechte. Mit einem Gast-Account kann sich ein Nutzer zwar in den CKalender einloggen - er bekommt dort jedoch lediglich die Termine angezeigt die über den Status "öffentlich" und "fix" verfügen. Ein Gast hat keinerlei Schreibrechte im CKalender.
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Wie können Termine automatisch auf der Homepage angezeigt werden?
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Alle gewünschten Termine können automatisch auf Ihrer Hompage angezeigt werden, und zwar als Kalender, Terminliste oder als laufender Terminticker.
Wie Sie den Kalender in Ihre Homepage integrieren, erfahren Sie hier.
Wie Sie die Module Terminliste oder Terminticker in ihre Homepage integrieren können Sie mit einem Admin-Account unter dem Menüpunkt "Module" Schritt für Schritt nachlesen.
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Wie können Termine auch nach Uhrzeit sortiert werden?
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Das Uhrzeit-Feld ist im CKalender ein freies Textfeld. Dies ermöglicht die Eingabe auch von sehr freien Uhrzeitangaben wie z.B. "Einlass ab 19.30 Uhr, Beginn um 20 Uhr" o.ä.
Damit ihre Termine dennoch nach Datum und Uhrzeit sortiert aufgelistet werden müssen Sie folgendes beachten: Geben Sie einfach alle Zeitangaben im Format hh:mm, also mit führenden Nullen!, an (wie z.B. 06:00 Uhr / 07:30 Uhr / 09.45 Uhr / 12.15 Uhr / ...), dann werden alle Termine richtig - mit Datum und Uhrzeit sortiert! - Sie haben es also selbst in der Hand!
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Wie kann der Auto-Login wieder abgeschaltet werden:
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Wenn Sie Schwierigkeiten haben den Auto-Login wieder zu deaktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- 1.) Schalten Sie den Auto-Login in ihren CKalender-Einstellungen aus und bestätigen Sie den Vorgang mit "Änderungen übernehmen"
- 2.) Loggen Sie sich mit dem "Abmelden"-Symbol aus dem CKalender aus
- 3.) Löschen Sie in ihren Browser-Einstellungen die gespeicherten Cookies (zumindest für "ckalender.de")
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Warum habe ich mit meinem Browser keine Zugriff auf den Kalender?
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Folgende Systemvoraussetzungen sind für die Verwendung von CKalender notwendig:
- Der Zugriff auf den CKalender kann von jedem aktuellen Browser aus erfolgen.
- Achten Sie darauf, dass Sie in Ihren Browsereinstellungen JavaScript aktiviert haben, zumindest für ckalender.de.
- Achten Sie darauf, dass Sie in Ihren Browsereinstellungen PopUp-Blocker deaktiviert haben, zumindest für ckalender.de.
- Ausserdem wird die Verwendung von Cookies (zumindest temporäre Cookies für ckalender.de) empfohlen.
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Wie lange verbleiben Termindaten im System? / Müssen Termindaten gelöscht werden?
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Alle Termine bleiben nach Ablauf des Termindatums hinweg noch genau 3 Jahre im Kalendersystem. Nach Ablauf dieser 3 Jahre wird der Termin automatisch aus dem System gelöscht.
Zyklische Termine ohne Ende-Datum werden selbstverständlich nicht automatisch gelöscht, solange der Nutzer dies nicht selbst tut.
(D.h. ein Termin mit Datum "10.08.2024 bis 12.08.2024" ist bis zum 12.08.2027 im System sichtbar und wird am 13.08.2027 automatisch aus dem System gelöscht.)
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Warum kann ich nicht alle Termine bearbeiten, die ich sehe?
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Ein Termine kann zu beliebig vielen Termin-/Benutzergruppen zugeordnet werden. (Bsp.: Termin "Sommerfest" wurde zugeordnet zu Benutzergruppe "Vorstand" und "Mitarbeiter".)
Sie können jeden Termin sehen, sobald sie für MINDESTENS EINE dem Termin zugeordneten Benutzergruppen Leseberechtigung haben. (z.B. für "Mitarbeiter")
Sie können jeden Termin bearbeiten, sobald sie für ALLE dem Termin zugeordneten Benutzergruppen Schreibberechtigung haben. (z.B. hier für "Mitarbeiter" UND "Vorstand".)
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