Anleitung - Synchronisation von CKalender mit MS-Outlook:
Mit unserem kostenlosen Programm
CKSync zum Download können Sie Ihre
CKalender-Termine ganz einfach mit ihrem lokalen Microsoft-Outlook synchronisieren:
Notwendige Voraussetzungen:
- Sie benötigen einen Computer mit Windows-Betriebssystem (Win98 oder höher) und einem lokal installierten Microsoft-Outlook. (Exchange-Server werden derzeit nicht unterstützt.)
- Auf Ihrem Computer muss außerdem das Microsoft .NET-Framework V. 4.6.1 installiert sein. (
Hier kostenlos von Microsoft herunterzuladen.) - Unter Windows 10 ist dies normalerweise standarmäßig bereits enthalten.
- Ihr CKalender muss sich zur Nutzung entweder noch im 50-tägigen Demo-Betrieb befinden; Andernfalls muss vor der Nutzung das optionale Modul "Outlook-Synchronisation" für Ihre Organisation freigeschaltet sein. (Falls dies nicht der Fall sein sollte, können Sie dies bei Ihrem CKalender-Betreuer beantragen.)
Installation:
- Laden Sie sich den aktuellen Programmordner von CKSync (Version 3.04) hier herunter (ca. 170 KB)
-
Entpacken Sie das Programm an einen beliebigen Ort ihres lokalen Dateisystems.
Beachten Sie bitte auch die notwendigen Voraussetzungen im Abschnitt weiter oben.
Bei einem Upgrade überschreiben Sie einfach eventuelle ältere Dateien durch die Neueren.
- Starten Sie das Programm CKSync.exe
-
Tragen Sie im Programm unter dem Menüpunkt "Einstellungen" Ihren CKalender-Nutzernamen und Ihr CKalender-Passwort ein.
FERTIG!
Wir empfehlen vor der Synchronisation eine Kopie Ihrer Datei "Outlook.pst" anzulegen, damit Sie bei Bedarf ggf. auf den Outlook-Stand vor der Synchronisation zurückgreifen können.
Beachten Sie bitte auch die folgenden wichtigen Hinweise zum Funktionsumfang:
CKSync-Funktionsumfang:
In der aktuellen Version 3.04 von CKSync ist folgender Funktionsumfang zur Synchronisation Ihrer Termine zwischen CKalender und einer lokalen Microsoft-Outlook-Installation realisiert:
- Übertragung von neuen und bereits vorhandener Terminen und Terminserien (inkl. Zyklusausnahmen und Zyklusvarianten) von CKalender zu Outlook und / oder umgekehrt
- Löschung von auf einer Seite gelöschten Terminen auf die jeweils andere Seite - nach expliziter Bestätigung durch den Nutzer.
- Überschreibschutz, zur Verhinderung von Überschreibung zwischenzeitlich modifizierter Termine
- Optionale Möglichkeit zur Verbindungsherstellung mit CKalender über einen Proxy-Server.
Wichtige Nutzungs- / Funktionshinweise und Einschränkungen in der aktuellen Version 3.04 von CKSync beim Datenabgleich:
- Allgemein:
- Selbstverständlich können Sie mit dem Synchronisationstool nur diejenigen Termine in CKalender anlegen bzw. modifizieren, für die Sie für ALLE betroffenen Benutzergruppen auch Schreibberechtigung besitzen.
- Bei der Synchronisation werden nur diejenigen Felder übertragen, die auch auf der jeweils anderen Anwendugsseite zur Verfügung stehen. Andere (sehr spezifische) Felder, die die Gegenseite ggf. nicht kennt, werden dabei ggf. zurückgesetzt.
- CKalender speichert pro CKalender-Nutzeraccount die Synchronisationsdaten für einen Nutzer mit einem Outlook-Account. Es ist nicht möglich, bei der Synchronisation zwischen verschiedenen Outlook-Accounts zu wechseln! Sollte der Nutzer dies dennoch tun, so ist die Synchronisationskonsistenz nicht gewährleistet!
- Zeitangaben:
- CKalender kann keine Termine vor dem 01.01.1902 verarbeiten. Solche Termine werden bei der Synchronisation mit Outlook abgewiesen.
- CKalender läßt im "Zeit"-Feld sehr individuelle Zeitangaben als freien Text zu. Aus diesem Grund kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass eine Zeitangabe ggf. nicht vollständig interpretiert und konvertiert werden kann.
- Zeitangaben werden in Übertragungsrichtung Outlook -> CKalender immer im Format "hh:mm[ - hh:mm][ Einheit]" angegeben.
- Zyklische Termine:
- Bei zyklischen Terminen werden ab sofort auch Terminvariante-Einträge und Terminausnahme-Einträge beidseitig mitsynchronisiert.
Werden bei einem zyklischen Termin von verschiedenen Seiten unterschiedliche Terminvarianteneinträge modifiziert, so werden bei der Synchronisation eines solchen Termines der Master-Termin, inklusive aller seiner Varianten und Ausnahmen auf die Gegenseite übertragen. Eventuelle andere Varianteneinträge auf der Gegenseite werden als durch die auf der ausgewählten Quellseite komplett überschrieben. (Anders gesagt: Terminserien werden bei der Synchronisation immer als Ganzes übertragen. Eine Versionskontrolle auf Varianten-/Ausnahmenebende existiert nicht.)
- Outlook erlaubt die Angabe von gleichzeitig mehreren Wochentagen bei wöchentlichen Terminserien. CKalender kennt hier lediglich einen einzelnen, bestimmten Wochentag. Aus diesem Grund wird beim Übertragen von Terminserien mit mehreren ausgewählten Wochentagen von Outlook zu CKalender jeweils nur der erste der Wochentage ausgewertet.
-
Outlook kennt bei monatlich wiederkehrenden Wochentagen 1./2./3./4./Letzter Wochentag des Monats.
CKalender kennt bei monatlich wiederkehrenden Wochentagen 1./2./3./4./5. Wochentag des Monats.
Aus diesem Grund wird bei der Synchronisation ein Outlook-seitiger letzter Wochentag des Monates CKalender-seitig immer als explizit 5. Wochentag des Monates interpretiert und umgekehrt.
- Dokumente und Dokumentverknüpfungen mit Terminen:
- Dokumente und Dokumentverknüpfungen sind von der Synchronisation ausgeschlossen. (Verknüpfungen zwischen Terminen und Dokumenten bleiben bei Terminmodifikationen jedoch erhalten.)
- Bucher-Kontaktdaten (Nur relevant in Verbindung mit dem optionalen Modul "Buchungssystem"):
- Kontaktdaten des Buchungssystems sind von der Synchronisation ausgeschlossen. (Verknüpfungen zwischen Terminen und Kontaktdaten des Buchenden bleiben bei Terminmodifikationen jedoch erhalten.)
- Arbeiten mit verschiedenen Kalendern innerhalb ihres Outlooks:
- CKSync unterstützt seit Version 2.02 die Unterscheidung zwischen verschiedenen angelegten Kalendern innerhalb ihres Outlooks. CKalender synchronisiert immer mit dem aktuell unter dem Menüpunkt 'Einstellungen' eingetragenen Outlook-Kalender. - Das Wechseln dieser Kalender-Einstellung ist jederzeit möglich. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass bei einem Wechsel alle Synchronisationsstatus-Daten in Bezug auf den zuvor eingetragenen Kalender zurückgesetzt werden. Beim späteren Zurückwechseln auf den zuvor eingetragenen Kalender werden alle Termine erneut synchronisiert, unabhängig davon, ob diese früher (vor dem Kalenderwechsel) bereits schon einmal angelegt wurden, oder nicht! So können dann Duplikate Termineinträge entstehen!
CKSync automatisieren:
Die Synchronisation von CKalender mit MS-Outlook kann auch automatisiert werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Stellen Sie die gewünschte Parametrisierung für die Synchronisation wie gewohnt im CKSync-Programmfenster ein
- Klicken Sie danach auf den Menüpunkt "AutoSync" -> "Konfiguration speichern"
- Richten Sie in ihrem Betriebssystem eine zyklischen Aufgabenausführung mit folgendem Aufruf ein: "CKSync.exe /autosync"
Einschränkung: Diese automatisierte Synchronisation wird derzeit nur für die Synchronisationrichtung CKalender -> MS-Outlook unterstützt.
